Organisation d’événements : cadrer le projet, piloter la logistique et évaluer l’impact
Deux jours pour passer d'une idée d'événement à un dispositif tenu de bout en bout le jour J
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Un événement professionnel se décide souvent vite et se prépare dans l'urgence : prestataires choisis sans cahier des charges, budget qui dérive, invitations parties trop tard, et le jour venu une salle à moitié remplie. Personne ne sait ensuite dire si l'opération a servi à quelque chose.
Ces 14 heures suivent le déroulé complet d'un événement présentiel : cadrage des objectifs et du public visé, construction du budget, sélection des prestataires, plan d'invitation et de relance, scénario d'accueil et conduite du jour J, puis bilan. Chaque participant avance sur un événement réel et repart avec son rétroplanning et son budget renseignés.
Objectifs pédagogiques
- Formuler l'objectif et le public cible d'un événement en une page de cadrage
- Construire un budget prévisionnel détaillé par poste de dépense
- Rédiger un cahier des charges destiné aux prestataires et aux lieux
- Bâtir un rétroplanning avec les jalons d'invitation et de relance
- Organiser la conduite du jour J et la répartition des rôles
- Établir un bilan chiffré et qualitatif après l'événement
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Objectif public et format
- Clarification de l'intention derrière la demande
- Choix du format selon le public et le résultat attendu
- Définition des critères de réussite avant toute dépense
- Arbitrage entre ambition et moyens disponibles
Postes de dépense et cahier des charges
- Décomposition du budget par poste et marge de sécurité
- Rédaction du cahier des charges lieu traiteur technique
- Comparaison des devis au-delà du seul montant
- Points de vigilance dans les engagements pris avec un lieu
Rétroplanning invitations et logistique
- Construction du rétroplanning à rebours de la date
- Plan d'invitation relances et suivi des inscriptions
- Scénario d'accueil signalétique et circulation des participants
- Conduite technique et répartition des rôles dans l'équipe
Bilan retombées et suite
- Recueil des retours participants à chaud et à froid
- Construction du bilan budgétaire réel contre prévisionnel
- Exploitation des contenus produits pendant l'événement
- Relance des participants et transmission aux équipes concernées
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Chargés de communication assistants de direction responsables marketing et toute personne chargée d'organiser des événements professionnels.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le cycle complet est traité, du cadrage en une page jusqu'au bilan chiffré et qualitatif établi après l'événement. Entre les deux, le budget par poste, le cahier des charges destiné aux prestataires, le rétroplanning et la conduite du jour J sont travaillés successivement.
La répartition des rôles se prépare en amont, avec un déroulé précisant qui décide, qui accueille et qui traite les imprévus. Le rétroplanning et ses jalons d'invitation et de relance servent le même objectif : sortir l'organisation de la mémoire d'une seule personne.
Le découpage par poste de dépense et l'identification des postes qui dérivent le plus souvent constituent l'essentiel du travail. Vous repartez avec une trame de budget, un cahier des charges type et un format de bilan réutilisable d'un événement à l'autre.