Introduction
La certification Qualiopi est aujourd’hui indispensable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, État, régions, etc.). Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui comprend 7 critères et 32 indicateurs évalués lors de l’audit.
Pour de nombreux organismes de formation, l’audit Qualiopi représente un enjeu important. Certaines exigences du référentiel sont plus complexes à mettre en œuvre et donnent lieu à des non-conformités fréquentes lors des audits initial ou de surveillance.
Comprendre quels sont les indicateurs les plus souvent non conformes et savoir comment les corriger permet aux organismes de formation d’anticiper les audits et d’améliorer leur système qualité. Des organismes spécialisés comme https://monpoleformation.fr accompagnent également les structures dans leur démarche de conformité Qualiopi.
Comprendre la notion de non-conformité Qualiopi
Lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur vérifie que l’organisme respecte les exigences du Référentiel National Qualité.
Deux types de non-conformités peuvent être identifiés :
- non-conformité mineure : écart ponctuel qui ne remet pas en cause la qualité globale du dispositif
- non-conformité majeure : écart significatif pouvant compromettre la qualité des prestations
Les organismes doivent alors mettre en place des actions correctives pour démontrer leur conformité.
Les exigences du référentiel sont définies par le ministère du Travail et consultables sur :
https://travail-emploi.gouv.fr
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi, gage de qualité reconnu par l'État. Toutes nos formations sont éligibles au financement CPF et OPCO.
Indicateur 1 : Information du public
Cet indicateur concerne la transparence des informations fournies aux apprenants.
Les non-conformités fréquentes concernent :
- des informations incomplètes sur les formations
- l’absence d’indicateurs de résultats
- des descriptions imprécises des objectifs pédagogiques
Mon Pôle Formation propose plus de 300 formations dans des domaines variés : bureautique, langues, management, sécurité et intelligence artificielle.
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Demander un conseil gratuit →Comment corriger cet indicateur
Les organismes doivent publier sur leur site ou leurs supports :
- les objectifs des formations
- les prérequis
- les modalités pédagogiques
- les modalités d’évaluation
- les résultats obtenus (taux de réussite, satisfaction, insertion)
La transparence des informations est un élément central du référentiel.
Indicateur 5 : Analyse des besoins des apprenants
Cet indicateur vérifie que l’organisme analyse les besoins des bénéficiaires avant la formation.
Les non-conformités fréquentes concernent :
- l’absence de diagnostic initial
- un manque de formalisation des besoins
- l’absence de traçabilité de l’analyse
Comment corriger cet indicateur
L’organisme doit mettre en place :
- un questionnaire de positionnement
- un entretien préalable avec le participant
- une analyse formalisée des objectifs de formation
Ces éléments doivent être documentés et conservés.
Indicateur 11 : Évaluation des acquis
L’évaluation des acquis des apprenants est une exigence essentielle du référentiel.
Les non-conformités fréquentes concernent :
- l’absence d’évaluation formelle
- des évaluations non alignées avec les objectifs pédagogiques
- l’absence de traçabilité des résultats
Comment corriger cet indicateur
Les organismes doivent prévoir :
- des quiz ou tests d’évaluation
- des exercices pratiques
- des études de cas
- des grilles d’évaluation
Les résultats doivent être conservés comme preuves lors de l’audit.
Indicateur 23 : Compétences des formateurs
L’auditeur vérifie que les formateurs disposent des compétences nécessaires pour intervenir.
Les non-conformités concernent souvent :
- l’absence de CV ou de justificatifs
- un manque de suivi des compétences pédagogiques
- l’absence de plan de développement des formateurs
Comment corriger cet indicateur
Les organismes doivent constituer un dossier formateur comprenant :
- CV actualisé
- diplômes ou certifications
- expériences professionnelles
- formations suivies
Il est également recommandé de prévoir des actions de formation continue pour les formateurs.
Indicateur 26 : Veille réglementaire et pédagogique
Cet indicateur concerne la capacité de l’organisme à maintenir ses connaissances à jour.
Les non-conformités concernent souvent :
- l’absence de dispositif de veille formalisé
- un manque de preuves de suivi de l’actualité réglementaire
- l’absence de mise à jour des contenus de formation
Comment corriger cet indicateur
L’organisme doit mettre en place :
- une veille réglementaire
- une veille pédagogique
- une veille sur les métiers et les compétences
Ces actions peuvent être formalisées par :
- des tableaux de veille
- des abonnements à des sources professionnelles
- des comptes rendus de réunions pédagogiques.
Indicateur 30 : Recueil et traitement des appréciations
Le référentiel exige que l’organisme recueille et analyse la satisfaction des bénéficiaires et des parties prenantes.
Les non-conformités concernent souvent :
- l’absence d’enquête de satisfaction
- l’absence d’analyse des retours
- l’absence d’actions d’amélioration
Comment corriger cet indicateur
Les organismes doivent mettre en place :
- des questionnaires de satisfaction
- une analyse régulière des résultats
- un plan d’amélioration continue
Les actions mises en place doivent être documentées et suivies.
Les bonnes pratiques pour réussir son audit Qualiopi
Pour limiter les risques de non-conformité, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Formaliser les procédures
Les processus internes doivent être clairement documentés.
Conserver les preuves
Chaque action doit être traçable : documents, comptes rendus, évaluations.
Former les équipes
Les formateurs et les équipes administratives doivent comprendre les exigences du référentiel.
Mettre en place une amélioration continue
Les retours des apprenants et des partenaires doivent être utilisés pour améliorer les formations.
FAQ : Audit Qualiopi
Qu’est-ce qu’une non-conformité majeure ?
Il s’agit d’un écart important par rapport aux exigences du référentiel qui peut remettre en cause la qualité de la prestation.
Combien de temps pour corriger une non-conformité ?
Le délai dépend du type de non-conformité, mais les actions correctives doivent généralement être mises en place rapidement.
Peut-on échouer à un audit Qualiopi ?
Oui, si des non-conformités majeures ne sont pas corrigées dans les délais.
Comment se préparer efficacement à un audit ?
Il est recommandé de réaliser un audit interne ou un pré-audit afin d’identifier les éventuels écarts avant l’audit officiel.
Conclusion
La certification Qualiopi constitue un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics. Les audits peuvent révéler certaines non-conformités, notamment sur des indicateurs clés comme l’analyse des besoins, l’évaluation des acquis, la compétence des formateurs ou la démarche d’amélioration continue.
En anticipant ces exigences et en mettant en place des procédures claires et documentées, les organismes de formation peuvent sécuriser leur certification et améliorer la qualité de leurs prestations.
