SharePoint — Espaces collaboratifs en ligne : organiser, partager et gérer les droits
Remplacer les pièces jointes et les dossiers réseau par un espace où chacun trouve la bonne version
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les documents circulent en pièce jointe, chacun travaille sur sa copie et plus personne ne sait laquelle fait foi. Les dossiers partagés s'empilent sans règle de nommage, les droits ont été ouverts largement pour aller plus vite et un simple départ suffit à faire disparaître l'accès à un dossier entier.
Ces 14 heures servent à monter un espace d'équipe qui tient dans la durée : arborescence des bibliothèques, métadonnées et vues à la place des sous-dossiers, coédition et historique des versions, partage interne et externe maîtrisé. Chaque participant repart avec un site d'équipe structuré sur son propre besoin.
Objectifs pédagogiques
- Naviguer dans un site d'équipe et en identifier les composants
- Créer une bibliothèque de documents et définir ses colonnes de métadonnées
- Construire des vues filtrées qui remplacent l'empilement de sous-dossiers
- Coéditer un document et restaurer une version antérieure
- Partager un fichier en interne comme en externe avec le niveau de droit adapté
- Synchroniser une bibliothèque sur son poste de travail
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Sites bibliothèques et listes
- Différence entre site d'équipe et espace personnel
- Composition d'un site et rôle de la page d'accueil
- Bibliothèques de documents et listes
- Place de l'espace collaboratif face à la messagerie
- Vocabulaire utile pour dialoguer avec le service informatique
Métadonnées et vues plutôt que sous-dossiers
- Création d'une bibliothèque et de ses colonnes
- Typage des documents par métadonnées
- Construction de vues filtrées et triées
- Règles de nommage et plan de classement
- Recherche et filtres dans une bibliothèque
Coédition versions et suivi
- Coédition simultanée et signalement des modifications
- Historique des versions et restauration
- Extraction et archivage d'un document
- Commentaires et mentions dans un fichier
- Alertes sur une bibliothèque
Droits d'accès partage externe et synchronisation
- Niveaux d'autorisation et groupes
- Partage par lien interne et externe
- Retrait d'un accès et revue des partages
- Synchronisation d'une bibliothèque sur le poste
- Précautions à prendre avant le départ d'un collaborateur
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Toute personne amenée à gérer des documents partagés au sein d'une équipe ainsi que les référents désignés pour administrer un site collaboratif.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Les deux niveaux sont couverts : navigation et usage quotidien d'un site d'équipe, puis création de bibliothèques, définition des colonnes de métadonnées, construction de vues filtrées et gestion des droits pour les personnes désignées comme référentes.
Le principe travaillé consiste à remplacer l'empilement de dossiers par des métadonnées et des vues filtrées : un document est classé par ses propriétés et retrouvé par plusieurs entrées différentes. Vous appliquez cette bascule à une bibliothèque réelle.
Le partage externe suppose de distinguer le niveau de droit accordé, la portée du lien et sa durée, et de vérifier ce que le destinataire verra réellement. Ces points sont traités en pratique, avec la coédition, l'historique des versions et la synchronisation d'une bibliothèque sur le poste.